FormStar-Invoice - Kreditorenrechnungen schnell und kostengünstig verarbeiten

B&L FormStar-Invoice ist ein Modul des Belegerfassungssystems FormStar 7.0 und dient der automatischen Erfassung von Kreditorenrechnungen.
Eingangsrechnungen werden gescannt und dem FormStar-Modul B&L FormStar-Invoice zur weiteren elektronischen Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Im ersten Schritt werden die eingehenden Dokumente klassifiziert und die Kreditorenrechnungen (gegebenenfalls incl. Anlagen) für die OCR / ICR - Verarbeitung zur Verfügung gestellt.

Die intelligente Free-Form-Erkennung interpretiert die Kreditorenrechnungen mit einer Formatunabhängigen Logik. In einer ergonomischen Bildschirmmaske werden Dokument und erkannte Inhalte zur Auftragsbearbeitung bereitgestellt und die vollständig erfassten Aufträge an das ERP-System übergeben.

Klassifizierung der Kreditorenrechnungen
Durch den Einsatz von Schlagworten und belegspezifischen Merkmalen werden die Belege der Kreditorenrechnungen einer vorher definierten Klasse zugeordnet. Es ist damit auch möglich Belege an Hand ihrer Form oder vorhandener Logos (z.B. bei häufigen Kreditorenrechnungen eines bestimmten Gläubigers) zu erkennen und in die entsprechenden Klassen einzuordnen.

Während der Klassifizierung wird ebenfalls die Anzahl der eingegangenen Dokumente festgestellt und über logische Routinen ermittelt ob es sich um zusammenhängende Dokumente innerhalb eines Vorgangs handelt.

Extraktion der relevanten Daten
Ähnlich wie bei der Klassifizierung der Belege werden bei der Extraktion der rechnungsrelevanten Daten auch Schlagworte verwendet. Um die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten, können über bestimmte syntaktische Phrasen schon während der Erkennung bestimmte Zeichenfolgen ausgeschlossen werden. Somit wird die Qualität der Extraktion erhöht. Mittels Quersummenbildung können logische Fehler der Lesefehler schnell ermittelt werden.

Der Aufbau der Kreditorenrechnungen ist vorher nur in ausgewählten Fällen bekannt. Das InvoiceCenter ist in der Lage die gesuchten Daten in allen vier Himmelsrichtungen um ein bestimmtes Schlagwort zu suchen. Tabellenstrukturen werden an ihrem Aufbau erkannt und Lesebereiche dynamisch zugeordnet.

Datenbankanbindung
Durch die Datenbankmodule ist das InvoiceCenter in der Lage mit allen gängigen Datenbanken zusammen zu arbeiten. (z.B. MS- SQL, IBM DB2, Oracle, MySQL) Dabei wird die Datenbank als Referenzbestand für Onlinechecks sowohl während der Erkennung und Nachbearbeitung der Kreditorenrechnungen als auch für den Transfer der Daten in das ERP- System genutzt.

Manuelle Nachbearbeitung
In der manuellen Nachbearbeitung der Kreditorenrechnungen werden nicht erkannte Zeichen korrigiert und logische Fehler innerhalb einer Rechnung ermittelt. In der Nachbearbeitung stehen natürlich die gleichen umfangreichen Prüfungen und Datenbankabgleiche wie zum Zeitpunkt der OCR- Erkennung zu Verfügung.

Workflow Rechnungseingang
Das Workflow Anwendungsmodul ermöglicht die komplett digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Für die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen, werden dem Workflow Anwendungsmodul die Belege der Kreditorenrechnungen direkt aus der Nachbearbeitung im elektronischen Rechnungseingangsbuch zu Verfügung gestellt.

Der hinterlegte Ablaufplan steuert den weiteren Prozessworkflow der nachfolgenden Rechnungsfreigabe- und Genehmigungsprozesse.

www.flowmanager.eu

Kontakt

B&L OCR Systeme GmbH
Mergenthalerallee 79-81
65760 Eschborn

Telefon:  +49 (6196) 93 03 60
Fax:       +49 (6196) 93 03 73

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